Manuál na recepciu

Manuál na recepciu

Na tejto stránke nájdeš základné úlohy koordinátorky.

3 základné Freedu oblasti, ktoré potrebuješ pre svoju prácu:

1.  ovládať svoju náplň práce, svoje povinnosti a zodpovednosti
2. www.freedu.sk – mať prehľad vo všetkých kurzoch a ostatných stránkach na webe
3. poznať Freedu aj zo „zákulisia“ a vedieť, čo sa skrýva „za kurzami“.  Prejdi si blogy na https://freedu.sk/blog/.

1. Základné povinnosti koordinátorky

1. Ako vyzerá deň koordinátorky?

Pracovný čas – na pobočku prichádzaš medzi 8.00 a 9.30. Podľa kurzov si potrebná na pobočke buď do 18.00, alebo ak sa striedaš s kolegyňou/brigádničkou tak do 17.00.

Doobeda – do cca. 14.00 sa venuješ hlavne odpovedaniu na maily, prihláškam a telefonovaniu. Klientom, rodičom detí, poskytuješ všetky dôležité informácie o kurzoch, o tom, ako to u nás funguje a prečo by si mali vybrať práve náš kurz. Súčasťou práce s mailami je následná evidencia klientov, platieb, úprav v rozvrhoch. Na toto používame náš vlastný informačný systém Fugo a Excel. Po prihlásení a zaevidovaní klientov dohaduješ na kurz vhodnú lektorku.

Doobedné hodiny sú určené aj na pohovory lektoriek a zaúčanie.

Poobede – od 14.00 začínajú chodiť lektorky a žiaci na svoje kurzy. Predtým kontroluješ učebne, či je všetko potrebné nachystané a vytlačíš potrebné materiály na kurzy (resp. brigádnička ak je ten deň a čas na recepcii) + rozvrh.
Ak lektorky, alebo žiaci potrebujú s čímkoľvek poradiť, obrátia sa na teba. Tiež prídu na osobné stretnutia aj rodičia, ktorí sa chcú poradiť s výberom najvhodnejšieho kurzu pre ich dieťa a preto potrebujú rozprávať s niekým, kto im porozumie a poskytne profesionálne všetky informácie.

Poobede sa teda venuješ hlavne ľuďom, ktorí sú osobne na pobočke. Popritom, keď je na to priestor a čas, samozrejme vybavuješ naďalej aj telefonáty a maily a riešiš rôzne situácie s lektorkami.

2. Aký je systém práce?

1. Vždy najprv riešiš aktuálny deň.

Prvým činnostiam, ktorým sa venuješ, je zabezpečenie/kontrola kurzov na daný deň. Či sa v ten deň niekto odhlásil, zrušil hodinu. Najprv vybavíš to, a potom sa venuješ ostatným činnostiam.

2. Prejdeš si maily, prihlášky. Každému rodičovi sa snažíš odpísať hneď vzápätí. Ak máš pred ním na vybavovanie iných ľudí, môžeš mu odpísať neskôr, ale najneskôr v ten daný deň, ako písal mail. (ak príde mail 17.55 a odchádzaš o 18.00, klientovi odpíšeš na ďalší pracovný deň hneď ráno.) Aj keď nemáš pre rodiča vybavený kurz (alebo  inú požiadavku, na ktorej pracuješ), musíš mu oznámiť, v akom štádiu sa jeho kurz nachádza a čo pre to robíš.

Požiadavka rodičov, alebo lektoriek, lektorov musí byť vybavená (alebo aspoň zodpovedaná) najneskôr na druhý deň od napísania mailu, alebo telefonátu! Na tomto si vo Freedu zakladáme. Pomáha to udržiavať plynulosť komunikácie, dobre vzťahy a v neposlednom rade spokojných klientov.

3. telefonovanie s rodičmi riešiš doobeda. V poobedných časoch, kedy máš plnú recepciu (14.00-18.00) sa snažíš netelefonovať, lebo komunikuješ prioritne s rodičmi, lektorkami a žiakmi na pobočke.

4. sleduješ a máš aktualizovaný ROZVRH. Keď si pre daný deň aktualizovala rozvrh a všetko ti sedí, vytlačíš ho na nástenku pred triedy, aby sa deti a lektorky hneď vedeli zorientovať, v ktorej triede prebieha ich kurz (nemusí to byť nevyhnutne vždy v tej istej triede, hlavne pri individuálnych kurzoch sa to nedá vždy dodržať).

5. Na recepcii
Máš prehľad kedy kurzy začínajú, či sú v triedach všetci žiaci a nikto nie je stratený po chodbách, či sú všetky lektorky v triedach a či kurzy začínajú a končia včas.
V prípade, že máš viacero „záujemcov“, ktorí s tebou chcú hovoriť, tak si ich usadíš a povieš, že ešte vybavujem túto mamičku, tohto žiaka, a že nech počkajú, čítajú si….atď. Ľudí, postupne vybavuješ. Nadviaž s nimi očný kontakt a usmej sa, nech tvoje správanie hovorí – Hneď sa Vám budem venovať.

Stráž súkromie svojich žiakov. Chce sa s tebou rodič porozprávať o problémoch jeho dieťaťa alebo iných veciach, ktoré by sa mali riešiť v súkromí a nie na recepcii pred lektorkami a žiakmi? Ak sa dá vopred, osobné stretnutia vyžadujúce súkromie si naplánuj na doobedia alebo na čas, kedy budeš mať voľnú triedu, aby mal klient zaručené súkromie.

Keď chce lektorka vybaviť niečo dôležité a príde 5 min pred začiatkom hodiny, čo by sa už mala pripravovať na hodinu, vítať sa so žiakmi, a vybavenie jej záležitosti by trvalo viac ako 5 min, tak:

  • Upozorni ju, že keď chce niečo vybaviť, musí prísť nabudúce aspoň o 15 min skôr, lebo vidí sama, že tesne pred kurzami na ňu žiaľ nemáš čas a ona už má ísť učiť za chvíľu
  • Môže ostať po skončení hodiny, počkať, keď sa usadia nasledujúce kurzy a potom s tebou vybaviť svoje veci.

3. Aké sú tvoje denné úlohy na recepcii?

ORGANIZÁCIA KURZOV

  1. Prihlášky, maily, telefonáty
  2. obsadzovanie lektoriek
  3. aktuálne záležitosti (ochorela lektorka, zrušil sa kurz)
  4. aktuálni Záujemci

PLATBY

  1. dátumy splatnosti – urgovať neplatičov (s Martinom)
  2. úhrady – IB zapisuje Martin, hotovosť ty
  3. končiace kurzy – info o predĺžení účastníkom

AKTUALIZOVAŤ

  1. FUGO – nahadzovanie blížiacich sa kurzov, nahlásenia
  2.  rozvrh
  3.  pokladnička
  4.  Facebook (správy, suplovanie)
  5. Web – termíny skupinových a individuálnych kurzov v tabuľkách a prihláškach /ako pracovať s wordpressom nájdeš vo videu: Dropbox\FREEDU\MANUALY/Zaucanie wordpress/

Čo nesmie chýbať vo Freedu

Musia byť vždy k dispozícii v každej triede:

  1. naplnené fixky a pripravené utierky na utieranie tabule (Lamitec)
  2. Freedu bloky, freedu perá (Sketch)
  3. ceruzky a nejaké zvýrazňovače (Lamitec, Sevt..)
  4. nádoby s vodou a poháre

Na recepcii nesmie chýbať:

  1. zakladače Freedu pre kurzy
  2. v zálohe baterky do hodín v triedach a na recepcii, baterky do myšiek a klávesnic
  3. spinky do zošívačiek
  4. príjmové a výdavkové doklady – Ševt
  5. obyčajná a obojstranná lepiaca páska
  6. papiere v tlačiarni (Lamitec)

Čo si treba ešte všímať:

  1. Mám pre kurzy dostatok učebníc? Majú moji lektori z čoho učiť? Zisťujem, aké knihy/materiály by ešte privítali a knihy objednám.
  2. Mám funkčnú klávesnicu a myšku pre interný tím?
  3. Mám kávu, čaje k dispozícii pre klientov?
  4. Idú dobre hodiny v triedach a na recepcii? Zvyknú sa posunúť, tak cca každé 2 týždne nastaviť hodiny na správny čas.
  5. Je v tlačiarni dostatok papiera?
  6. Skontrolovať toalety. Či sú pred hodinami v poriadku – je tam wc papier, čisté uteráky?

4. Ako privítaš deti a rodičov nového kurzu?

Prvý dojem je dôležitý. Chceme, aby sa deti a rodičia vo Freedu cítili vítaní a v pohode a tak sa k ním všetci správame.

  1. Pozri si v platbách (rozvrhu), či ti v ten konkrétny deň, ktorý si na recepcii začína nejaký nový kurz. Ak áno, v mailoch si prečítaj o aký kurz ide a koho máš čakať. Zapamätaj si meno a buď pripravená privítať konkrétneho žiaka/čku, ktorý príde.
  2. Tiež povedz lektorke, aby s Tebou čakala na recepcii a vítala si svojich žiakov (pokiaľ samozrejme neučí). Nech im aj ona ukáže triedu, a povie kde sú toalety, predstaví sa im. Bude to veľká pomoc, ak niektorí z rodičov budú chcieť platiť, aby ste si ich pri väčšom počte rozdelili. Lektorke vytlač mená detí, aby si kontrolovala kto príde a snažila sa ich zapamätať. Nachystaj jej menovky pre ňu a študentov.
  3. Pri príchode na recepciu klientov pozdrav, predstav sa, oslovíš ho/ju meno,: „Dobrý deň pani Fratričová, už Vás čakáme, ja sa volám ……….., spolu sme si písali, telefonovali.“ a povieš, že ho/ju vítaš vo Freedu.
  4. Ak už tam je lektorka, predstav ich navzájom. Potom žiakovi ukážeš rozvrh, aby sa v ňom vedel orientovať, ukážeš mu jeho triedu, povieš, kde je voda na pitie, kde je toaleta.
  5. Ak treba ešte doriešiť – platbu, dohodnúť detaily, posaď si ich/ju na recepciu a vybav čo treba. Ostatných žiakov a rodičov zatiaľ môže navigovať do tried brigádnička, alebo samotná lektorka/lektor. Kurzovné by malo byť vždy zaplatené pred prvou hodinou, ale je možné, že sme sa s niekým dohodli, že bude platiť na prvej hodine. V platbách sa pozri, kto platil, kto nie, aby si vedela. Potvrdenie platby z Fuga si priprav už dopredu, aby si ho netlačila, keď budú chodiť na kurz.
  6. Usaď ich do triedy so slovami, že veríš, že sa im bude páčiť a že ich už prenechávaš lektorke. A lektorka už vie, čo s nimi má robiť, a má pre nich pripravené materiály.
  7. Trieda musí byť pripravená pre nový kurz nasledovne –  rozdelené stoly, každý musí mať na stole nachystaný svoj šanón s príslušnými materiálmi.

2. Webová stránka - www.freedu.sk

www.freedu.sk

Naša webová stránku www.freedu.skje úplný základ prehľadu našich služieb. Webová stránka je tvoj sprievodca po celý čas práce vo Freedu, a aj ty sama ako koordinátorka sa v nej naučíš upravovať základné informácie. Správa webu (wordpress) je jednoduchá a “user friendly”.

/ako pracovať s wordpressom nájdeš vo videu: Dropbox\FREEDU\MANUALY/Zaucanie wordpress/

3. Blogy

4 blogy, ktoré ti pomôžu naskočiť na Freedu vlnu 🙂

Z blogov som vybrala 4 najdôležitejšie, ale odporúčam si postupne prejsť všetky uverejnené, aby si „nasala“ Freedu atmosféru a filozofiu.

A. https://freedu.sk/pomoc-potrebujeme-obcas-vsetci-doucovanie-nie-je-problem-systemu/ – rozhovor Jankou pre online časopis Heroes. Článok je o tom, ako a prečo sme vznikli a dočítaš sa v ňom aký máme pohľad na vzdelávanie.

B. https://freedu.sk/feedback-vsade-okolo-nas/ – článok o dôležitosti spätnej väzby vo Freedu

  1. https://freedu.sk/10-dovodov-preco-je-freedu-brigada-snov/ – článok od lektorky Petry, prečo je doučovanie vo Freedu – práca snov
  2. https://freedu.sk/10-dovodov-preco-freedu/ – článok o tom, ako deti pripravujeme úspešne na prijímačky

Tento manuál ti pomáha robiť si svoju prácu najlepšie ako vieš! 🙂

Všetky potrebné veci pre prácu koordinátorky nájdeš tu: https://freedu.sk/odkazy-koordinatorky/

Všetky potrebné veci pre prácu lektorky/ov nájdeš tu: https://freedu.sk/lektori-info/